Как эффективнее управлять бизнесом

Как сделать так, чтобы бизнес работал быстрее и приносил больше денег? Как увеличить производительность сотрудников без возникновения недовольства и последующих увольнений? Можно ли организовать бизнес-процессы так, чтобы компания работала как швейцарские часы? Руководитель компании «Норд Эксперт» Виктор Пуминов и главный инженер компании «ЛИНК-сервис» Андрей Герасимов рассказали о том, как решить эти актуальные проблемы с помощью новых инструментов управления бизнесом.

«Норд Эксперт» занимается строительно-технической, судебной, товарной и другой экспертизой.

Имея представительства в Архангельске, Ярославле и Калининграде, организация постоянно сталкивалась с тем, что специалистам и руководству компании было сложно координировать и вести учет территориально разнесенных, но ведущихся параллельно проектов. Обычно таких проектов – экспертиз, одновременно проводится свыше 100, и очень сложно понять, в какой стадии находится каждая из них, проконтролировать сроки и результаты.

Так было до тех пор, пока руководство компании не решило попробовать организовать бизнес-процессы с помощью «Битрикс24» – облачного сервиса, предлагающего комплекс инструментов для эффективной организации работы в компании.

«Теперь как только нам поступают материалы дела, например, на производство строительно-технической экспертизы, секретарь сразу регистрирует его в системе как новую задачу и выставляет соответствующий статус, – рассказывает руководитель компании «Норд Эксперт» Виктор Пуминов. – После этого по задаче устанавливаются все сроки – промежуточные и финальные, и она передается эксперту. При этом бизнес-процесс спрашивает эксперта, нужны ли ему дополнительные материалы, осмотры и так далее. Если нужны, то запросы на осмотры или материалы тут же становятся новыми небольшими задачами в рамках общей и попадают к специалистам, которые за это отвечают. Поэтому теперь проведение каждой экспертизы проходит точно в срок, а результаты тщательно проверяются. В любой момент все участники могут отследить, что и на какой стадии находится, понять, что еще нужно или собрать всю нужную статистику».

Кстати, запросы, связанные со срочным предоставлением недостающей информации или документов, сразу становятся видны в «Живой ленте». И все, к кому относится та или иная задача – соисполнители, наблюдатели, ответственные, тут же оказываются в курсе дела.

«Я могу с утра просмотреть «Живую ленту» и узнать все новости в компании, – говорит Виктор Пуминов. – У кого что «горит», «болит», как идут дела, какие возникли проблемы. Я сразу могу понять, где нужна моя помощь, а на что можно не тратить время и силы, потому что сотрудники справятся сами».

То же самое происходит, когда люди возвращаются из отпуска: если раньше им требовалось время, чтобы понять, что произошло в их отсутствие, то теперь, за день до выхода на работу сотрудники просто читают «Живую ленту» и оказываются в курсе всех дел. Плюс успевают поделиться «отпускными» впечатлениями с коллегами.

Сложностей с вовлечением людей в работу с «Битрикс24», по словам Виктора Пуминова, не было. Наоборот – после перевода работы в систему коллективу стало намного легче работать, потому что вся информация стала собираться в одном месте, а сам процесс проведения экспертиз, в котором около 300 этапов разной сложности, стал четким и прозрачным. У специалистов стало уходить намного меньше времени на проведение одной экспертизы, да и нужда в административных разъяснениях и приказах отпала.

«Все стали намного свободнее, но сроки при этом стали соблюдаться «свято» – из рабочего процесса перестали вылетать драгоценные дни, – говорит Виктор. – А двух сотрудников, которые до внедрения «Битрикса» занимались просто отслеживанием хода проектов, я смог перевести на другую, более важную работу. И все, что мне нужно было сделать, чтобы рабочий процесс стал продуктивнее – объяснить людям как работать в системе».

У «Норд Эксперт» также есть собственный call-центр, операторы которого вносят все контакты новых клиентов в CRM в «Битрикс24». Это ведет к тому, что информация обо всех клиентах – и имеющихся, и новых – хранится в единой базе. Более того, инструменты системы позволяют сразу отсортировать поступающие лиды по разным тематикам и без ненужных задержек передать поступившие запросы конкретным экспертам. Это тоже способствует тому, что процесс взаимодействия как с клиентами, так и с экспертами компании стал прозрачнее и намного эффективнее.

С 1994 года «ЛИНКС-сервис» внедряет и сопровождает программные продукты «1С», учит пользователей и технических специалистов работать с ними, а также занимается аутсорсингом IT-услуг.

Много лет подряд компания сталкивалась с одной и той же проблемой: из-за плотности рабочего графика сотрудникам смежных отделов часто сложно было наладить процесс эффективных и своевременных коммуникаций. Постоянно не хватало времени встретиться лично, чтобы обсудить какие-то моменты по общим задачам и потом вовремя дать по ним обратную связь. Страдала эффективность, на согласования и поиск «концов» терялось время, возникало недовольство клиентов затягивавшимися сроками выполнения задач.

На помощь пришел «Битрикс24»: спустя короткое время после внедрения все 10 сотрудников компании стали активно использовать его в работе.

«Мы начали внедрять продукты «1С» одними из первых в Архангельске и наши специалисты сразу стали очень востребованными, даже перегруженными заказами, – рассказывает главный инженер компании «ЛИНК-сервис» Андрей Герасимов. – Это продолжается и сегодня. У каждого очень плотный график, и личные встречи для обсуждения деталей проектов превращались в проблему. В какой-то момент мы стали искать техническое решение этой проблемы – систему, которая позволила бы нашим инженерам вести обсуждение рабочих задач, сохранять его результаты и историю в каждом конкретном случае. И, конечно, просто и быстро планировать совместные встречи, если без них не обойтись. Такой системой оказалась «облачная» “Битрикс24”».

До «Битрикс24» команда «ЛИНК-сервис» пыталась управлять проектами, задачами и поручениями руководства в MS Exchange Server. А для коммуникаций внутри компании традиционно использовала электронную почту и самые разные мессенджеры.

«Все это не давало возможности ни сотрудникам, ни их руководителям эффективно взаимодействовать, – говорит Андрей. – Команда, например, не могла привязать историю обсуждения задачи к самой задаче. Необходимо было поднимать переписку из мессенджеров, электронной почты и так далее. А для технических специалистов видеть, как что-то работает, но не так как нужно или недостаточно результативно – смерти подобно!».

«Битрикс24» сделала так, что все заработало правильно. И чтобы проблема эффективного взаимодействия между специалистами отделов сопровождения и внедрения, наконец, решилась. Даже если они не успевают встречаться лично.

Теперь, начиная внедрение у клиента, инженеры сразу создают группу в системе. Ее участниками становятся все, кто задействован в проекте. В группе ставятся задачи, тут же определяются ответственные и сроки исполнения. Работая, специалисты ведут активное обсуждение в комментариях. Все рабочие файлы и документы по проекту складываются в ту же группу, что дает всем участникам оперативный доступ к нужной информации. Если же выясняется, что без личной встречи не обойтись и как-то выделить на нее время все же нужно – календари сотрудников и конкретных рабочих групп позволяют спланировать все намного проще, чем раньше.

«Никаких проблем с вовлечением людей в работу в новой системе не возникло, – считает Герасимов. – В первую очередь потому, что всем отчаянно были нужны удобные рабочие инструменты. Они нашлись и коллективу стало легче жить. Во-вторых, все давно привыкли к современным социальным сетям, а «Битрикс24» как раз сочетает в себе привычную простоту социальных сетей и инструменты для работы, которые все мы так искали».

Вообще Андрей отмечает, что обучения пользователей в классическом смысле не было. Потому что все возможности продукта – нужные сейчас и в перспективе – коллектив изучал и обсуждал совместно, в «Живой ленте». Сейчас общий годовой показатель вовлеченности компании в работу с системой – 40 процентов. При этом, показатель вовлеченности в работу с задачами и проектами – 70 процентов!

Коллектив «ЛИНК-сервис» планирует интегрировать «Битрикс24» со своей системой учета на базе «1С:Предприятие», чтобы информация о клиентах, суммах сделок, счетах, которую туда заносят менеджеры и которой пользуются бухгалтера, автоматически попадала в CRM «Битрикс24». С ее помощью менеджеры компании сейчас выстраивают там продажи, чтобы «все было под одной крышей и чтобы ничего не терялось».