«Сдюжили»: как организаторы из Архангельска привезли на север России 400 ученых из 29 стран мира

Елена Насекина

Олимпиада или чемпионат мира по футболу, встреча стран Большой восьмерки, — за каждым событием, большим и малым, стоит команда организаторов. Их работа незаметна на первый взгляд — особенно, если все идет по плану. В конце мая в Архангельске прошел саммит «Неделя арктической науки», который собрал 400 ученых из 29 стран мира. Организатором саммита является Международный арктический научный комитет (МАНК/IASC) и Российская академия наук при поддержке правительства Архангельской области. Ранее площадками для саммита становились Япония, Финляндия, Канада, США и другие страны. Оператором саммита выступила местная компания — «ВЕРИ ГУД ГРУПП». В какие сроки они организовали это значимое для маленького северного города событие, что входило в обязанности, с какими сложностями пришлось столкнуться команде, — об этом в откровенном интервью рассказал руководитель компании Денис Железников.

— Какие были сложности?

— Мировая практика закладывает на организацию 14–15 месяцев. Мы сделали это мероприятие за пять месяцев. Концентрация подготовки была сумасшедшая, в последние 3–4 недели руководители основных узлов работали по 15–18 часов. Мы называли это «командировки на работу». Всего в подготовке мероприятия было задействовано около 150 человек, в том числе и управленческая команда из 10 человек.

— Несмотря на то, что саммит проходит в 21-й раз, строгого регламента мероприятия не существует. Есть некий набор с рекомендациями, но нет единой панели управления, и каждый раз приходится начинать все с нуля вплоть до разработки фирменного стиля. На практике каждый менеджер следующего саммита приезжает на текущий, чтобы посмотреть, как все происходит. В 2018 году саммит был в Давосе (Швейцария), нас там не было. Изучали информацию по фотографиям, по найденным видео, помогали русские представители в комитете. Но решающую роль сыграл опыт и единение команды, особая атмосфера, благодаря которой все хотели сделать Архангельск центром мировой арктической науки на время проведения саммита. После нашего мероприятия МАНК достаточно серьезно озадачился тем, чтобы зафиксировать алгоритм действий и обязанности оператора.

— Что входило в ваши обязанности?

— В первую очередь — создание единого окна входа для участников саммита. Это сайт со всей необходимой информацией. Когда мы его открыли, счетчик показал — до саммита осталось 96 дней. Следующий саммит в 2020 году принимает Исландия, и когда они открыли свой сайт, у них было 380 дней до саммита. Это не просто информационная площадка, а полноценная платформа, где можно пройти регистрацию, обратиться за визовой поддержкой, если она нужна, есть возможность оплаты членского взноса, можно получить рекомендации по логистике, проживанию, культурной программе, а также узнать все новости по рабочим вопросам. Например, мы оказались первыми в Архангельской области, кто обеспечил подключение интернет-эквайринга — сервис по приему платежей — со всем миром. Когда 4 февраля поступила первая заявка, а за ней и первая оплата, укрепилась вера в то, что саммит состоится именно в Архангельске.

— Вторая большая задача — объединить все структуры, задействованные в организации, наладить общение и взаимодействие. Третий модуль — создать медиацентр, чтобы о саммите узнали внутри региона и на федеральном уровне. Очень важно говорить о науке доступными словами, чтобы жители региона могли считать себя причастными к достижениям ученых. Сюда я отношу «упаковку» мероприятия, и речь не только о дизайне, но и об общем впечатлении — визуальном, графическом, рекламном. Четвертый момент — решение различных оперативных вопросов в формате 24/7. Пятый пункт — волонтеры, организация досуга, культурной программы для участников на льготных условиях и многое другое. Также удалось добиться, чтобы студенты, представители региональной науки, университетов и муниципалитетов могли принять участие на льготных условиях. Такого в практике еще не было. На подготовительных этапах большую поддержку оказал исполнительный секретарь МАНК Аллен Поуп, который даже приезжал с визитом в город в середине февраля.

— Удалось ли вам привнести что-то свое, особенное, чего раньше никто не делал?

— Да, мы сделали видеодневник саммита — каждый день для общего настроения выпускали короткие ролики. За семь дней — семь роликов, плюс итоговый. Также по итогу каждого дня выходил пресс-релиз на русском и на английском языках. За время работы саммита получилось около 130 публикаций и репортажей в региональных и федеральных СМИ.

— Почему для организации такого серьезного события выбрали именно вас?

— Думаю, основную свою роль сыграл опыт команды. Компания «ВЕРИ ГУД ГРУПП» образована в 2011 году, за эти 8 лет было много различных проектов и мероприятий, через которые шли профессиональные трансформации.

Семь лет подряд мы организовывали прием губернатора, занимались отраслевыми, экономическими, молодежными форумами. Сделали сотни корпоративных и бизнес-мероприятий разного формата. Например, открывали «Титан Арену», «Леруа Мерлен», осуществили целый комплекс проектов с компанией «Севералмаз», принимали участие в политических кампаниях. В 2014 и 2015 годах нас признавали лучшими молодыми предпринимателями региона в номинации «Сфера услуг». За плечами — десятки успешных видеоисторий, которые компания создала, например, стрит-ток «Архипедия» или музыкальный проект «15/84». В 2015 году заняли первое место среди 85 регионов по стране в конкурсе социальной рекламы «Импульс» в номинации «Лучшее видео» с работой про финансовую грамотность. Создали по всей области сеть лиг КВН, организовали первый фестиваль команд КВН федеральных университетов, вывели две региональные команды на Первый канал — это «Поморы» (2014) и «Сборная Арктики» (2019).

— Все удалось, как считаете?

— Проект заставил развиваться в бешеном ритме под девизом: «Умри или делай». Конечно, всегда можно лучше. Обратная связь, которую мы получили от организаторов и участников, положительная. Особенно ценно получить два момента. От САФУ, где сказали: «В нашей истории было только два оператора — "Росконгресс" и вы». И от МАНКа, который позвал нас сотрудничать на следующий саммит в Исландии. А в целом мы получили очень крутой кейс, который, по сути, вывел нас на следующий уровень.

— Можно сказать, местная команда свернула горы. И это говорит только об одном — наш регион смог вырастить внутри себя людей, которые способны заниматься масштабными проектами международного уровня. При этом саммит показал, — регион нуждается либо в пуле организаторов, либо в едином региональном операторе, который сможет проводить такие встречи не только в Архангельске, но и на федеральном уровне. Мы готовы в этом помогать, форму надо обсуждать, но не должны такие мероприятия каждый раз проводиться с нуля.

— Что важно, финансирование саммита осуществлялось исключительно на организационные взносы членов МАНК, без бюджетных средств.

И, пользуясь случаем, выражаю благодарность всей команде, которая занималась подготовкой проекта, особенно Марии Крючковой, Николаю Гернету и Артему Петрову, руководству САФУ и СГМУ за всестороннюю помощь и высокий уровень подготовки университетов как площадок для проведения саммита.

— Организация крупных мероприятий — это всегда адреналин. Когда уезжает последний гость, внутри наступает тишина и пустота. Как вы ее заполняете? О чем думаете в такие моменты?

— Несмотря на то, что саммит официально закончился три недели назад, работа по нему еще продолжаются. Идет выход текстовых и видеоматериалов в СМИ, закрытие всех финансовых взаимоотношений с партнерами и участниками, издание сборника публикаций научных статей. Скучать особо не удается, это уже привычка — жить в таком ритме. После подобных проектов появляется желание делать что-то еще более масштабное. Тем более, кроме бизнеса по организации мероприятий есть еще один — производственная компания «Народная реклама», которым тоже нужно заниматься. Сейчас предстоит небольшой перерыв, и с новыми силами приступим к делам.